cégeljárás

Olvasási idő: 4 perc

Az elektronikus ügyintézés az elmúlt években jelentős változásokon esett át a Digitális Állampolgári Program (DÁP) bevezetésével. A korábban széles körben alkalmazott azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés (AVDH) lehetősége lépcsőzetesen és mostanra teljesen kivezetésre került. Tekintettel arra, hogy ez jelentősen érinti a magánszemélyek és a cégek elektronikus ügyintézésének módját (pl.: ePapír ügyintézést, akár magánszemélyként, akár Cégkapun keresztül), az alábbiakban bemutatjuk a változások lényegét, az érintettek körét és gyakorlati teendőket.

Az AVDH-ról röviden

Az AVDH korábban egy ingyenes, minden ügyfélkapuval rendelkező felhasználó számára elérhető dokumentumhitelesítési megoldás volt. Széles körben alkalmazható, könnyen hozzáférhető és egyszerűen használható szolgáltatásként működött, továbbá cégszerű aláírásra is alkalmasnak minősült. Az AVDH-val hitelesített iratok teljes bizonyító erejű magánokiratnak számítottak, így sokféle eljárásban és ügyintézési folyamatban felhasználhatók voltak.

Az AVDH alkalmazásának általános lehetősége tavaly év végén megszűnt, így az már csak szűk körben, az ePapír szolgáltatásba integráltan volt alkalmazható. Ez azt jelentette tulajdonképpen, hogy a magánszemélyek és a cégek az állami szervekkel történő kommunikáció során, amikor ePapíron keresztül nyújtottak be iratokat (pl.: foglalkoztatási hivatal részére), akkor a beadványukat, azok mellékletét AVDH-val tudták hitelesíteni, így nem volt szükség elektronikus aláírás használatára.

Novemberi változások

2025. október 31-én az AVDH szolgáltatás teljeskörűen (azaz a hivatali eljárásokban) is megszűnt. Helyét – jelentősen szűkített funkciókkal – a felhasználó dokumentumhoz rendelése (FEDOR) nevű szolgáltatás vette át 2025. november 1. napjától kezdődően.

A FEDOR azonban közel sem biztosítja mindazt, amit elődje. A FEDOR szolgáltatás ugyanis nem az aláírást helyettesíti, hanem csak hozzárendelést végez a magánszemélyhez, így az teljes bizonyító erejű magánokiratot sem eredményez. Ahhoz azonban, hogy az elektronikus dokumentum hitelesnek minősüljön legalább teljes bizonyító erejű magánokiratra (és elektronikus időbélyegzőre) van szükség.

Szükséges teendők

Tekintettel arra, hogy az elektronikus ügyintézés során hiteles elektronikus dokumentumot szükséges benyújtani, jelenleg a teljes bizonyító erejű magánokiratnak nem minősülő dokumentumok esetén a hivatalok felhívják az ügyfeleket a megfelelő dokumentumok újbóli benyújtására.

A jelenleg hatályos jogszabályok értelmében a minősített elektronikus aláírással, illetve a minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentumok teljes bizonyító erejű magánokiratot eredményeznek, így ezek valamelyikével szükséges a beadni kívánt dokumentumokat aláírni.

Annak érdekében, hogy a vállalat hivatalokkal való kommunikációja ne lehetetlenüljön el, tudjuk, hogy sok cég gyorsan választott egy magyar bizalmi szolgáltató által biztosított minősített elektronikus aláírást, azonban fontos látni, hogy hosszútávon a megfelelő partner kiválasztása esetén sokkal több lehetőség rejlik a digitalizációban.

Gyakorlati lehetőségek

A magánszemélyek számára elérhető a DÁP által biztosított eAláírási funkció, amely minősített elektronikus aláírnak minősül. Fontos azonban kiemelni, hogy ez csupán magánszemélyek által használható, vagyis, a DÁP eAláírási funkciója cégszerű aláírásra nem alkalmas a jogszabályi rendelkezések értelmében, így a gazdálkodó szervezeteknek egyéb megoldás után kell nézniük.

Minősített elektronikus aláírást, illetve minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú aláírást kizárólag ún. bizalmi szolgáltatók biztosíthatnak. Fontos kiemelni, hogy ennek szabályozása Európai Uniós lábakon nyugszik, ami azt eredményezi, hogy nemcsupán a Magyarországon nyilvántartásba vett három szolgáltató közül, hanem az EU bármely tagállamában nyilvántartásba vett szolgáltatótól lehet igénybe venni ilyen szolgáltatást, hiszen azt a tagállamok kötelesek elfogadni. Magyarországon a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság (NMHH) az illetékes felügyeleti szerv, amely ezt a nyilvántartást vezeti, a nyilvántartásba vett szolgáltatók listája pedig itt található. A különböző EU tagállamokban nyilvántartásba vett szolgáltatók pedig a következő linken keresztül érhetőek el.

Emellett fontos kiemelni, hogy az elektronikus eljárásokban is természetesen van lehetőség meghatalmazott (pl.: magánszemély, könyvelő, jogi képviselő meghatalmazott) útján eljárni, amely esetben a meghatalmazottnak szükséges megfelelő aláírással rendelkeznie.

Összegzés

A korábbi, széles körben használt AVDH szolgáltatás teljes megszűnésével, az ePapír szolgáltatás igénybevételéhez megfelelő elektronikus aláírás megléte szükséges.

Bár ez elsőre teherként érzékelhető az érintettek oldalán, az elektronikus aláírások ennél sokkal szélesebb körben is alkalmazhatóak, gyakorlatilag teljes mértékben kiválthatják a korábbi, papír alapú aláírások szerepét. Az elektronikus aláírások természetesen többletköltséget jelenthetnek, azonban azt is szükséges látni, hogy azok alkalmazása esetén számos költség csökken (pl.: papír-, nyomtató-, posta-, futár-, utazási költség). Tekintettel arra, hogy az elektronikus aláírásoknak több fajtája is létezik, amelyek eltérő típusú, illetve bizonyító erejű dokumentumokat eredményeznek, továbbá, hogy nagyon széles körben (pl.: cégeljárás, munkaviszonyok, hatósági bejelentések tekintetében) alkalmazhatóak, a konkrét szolgáltatás (aláírástípus) kiválasztása esetén mindenképp javasolt mérlegelni, hogy azt milyen célból, illetve milyen körben szeretnék az érintettek alkalmazni. Gyakorlatunkban számos cégcsoport digitális átállását segítettük, amely során egyértelműen kijelenthetjük, hogy a vállalatok eltérő prioritások szerint (pl. tömeges dokumentumfeltöltés, iratmenedzsment, széles aláírói kör, munkavállalóknak munkáltató által biztosítható aláírás, költség) szerint más és más szolgáltató mellett döntenek.

Fotó forrása: pexels.com, Karola G